Sustav nudi dva načina slanja opomena roditeljima o neplaćenim doprinosima. Prvi je dostupan prema zadanim postavkama u ručnoj verziji modula doprinosa. Drugi način zahtijeva pristup modulu masovnih poruka, zahvaljujući kojem ćete moći slati SMS-ove i e-pošte roditeljima koji kasne. Saznat ćete više o modulu masovnih poruka u sljedećim poglavljima.
Da biste ručno počeli slati podsjetnike za plaćanje doprinosa, kliknite na plavu papirnatu ravninu u zadnjem stupcu tablice. Siva boja ikone znači da račun roditelja još nije aktiviran i stoga nije moguće poslati podsjetnik. Klikom na plavu ikonu otvorit će se vaš klijent e-pošte, to može biti Outlook, Gmail ili Thunderbird, ali zapamtite da klijent e-pošte mora biti konfiguriran. Kada otvorite klijent e-pošte, generira se unaprijed definirana i spremna za slanje e-pošte.
Druga opcija za slanje obavijesti o neplaćanju je korištenje modula za masovnu razmjenu poruka. Za korištenje ove opcije idite na popis doprinosa, a zatim idite na određeni doprinos. Ispod tablice, u donjem lijevom kutu ekrana, nalazi se plavi gumb "pošalji podsjetnik". Kada ga kliknete, vidjet ćete prozor s primateljima.
U prozoru za odabir primatelja morate odabrati osobe kojima ćete poslati podsjetnik. Standardno, sustav odabire sve osobe koje imaju bilo kakve trenutne zaostale obveze. Naravno, na vama je konačna odluka kome ćete poslati obavijest.
U sljedećem koraku bit ćete premješteni u prozor konfiguratora poruka. Ovdje ćete definirati oblik slanja obavijesti. Možete birati između SMS-a, e-pošte ili oboje. Naravno, za slanje ovakvih poruka u profil roditelja morate ispuniti broj telefona i adresu e-pošte. Bez ovih podataka neće biti moguće poslati masovnu poruku.
Možete odabrati i na koju adresu želite poslati odgovor, tko je pošiljatelj poruke, naslov poruke i skraćeno ime koje će biti vidljivo kao pošiljatelj u slučaju slanja SMS-a. Zadani naziv je ProTrainUp, ali ako želite postaviti svoje ime, kontaktirajte nas. Također možete zakazati vrijeme slanja poruke do 72 sata.
Sljedeći korak je priprema sadržaja poruke. U slučaju podsjetnika za naknadu, sadržaj poruke generira se dinamički za svakog primatelja. Automatski se pojavljuje vrijednost zaostatka na dan planiranja pošiljke. Štoviše, imate mogućnost umetanja dinamičkih oznaka koje ćete pronaći na lijevoj strani forme (crveni tekst). Njihovim postavljanjem u sadržaj, sustav će u svaku poruku automatski ubaciti npr. ime primatelja.